Εάν έχετε τον λογαριασμό σας στο Gmail εδώ και χρόνια, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να το έχετε χιλιάδες μη αναγνωσμένων μηνυμάτων. Εάν πλησιάζετε να χρησιμοποιήσετε τα 15 GB δωρεάν αποθηκευτικού χώρου σας, πιθανότατα έχετε προσπαθήσει να διαγράψετε ορισμένα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να καταργήσετε την εγγραφή σας στα ενημερωτικά δελτία που σταματήσατε να διαβάζετε. Αλλά αν η ιδέα να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας στο Gmail σας γεμίζει με τρόμο και δεν θέλετε να αρχίσετε να πληρώνετε για επιπλέον αποθηκευτικό χώρο, διαβάστε παρακάτω: Θα σας δείξουμε πώς να επαναφέρετε τον λογαριασμό σας στα εισερχόμενα στο μηδέν, διατηρώντας παράλληλα όλα τα παλιά σας e-mail.
Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν δεύτερο λογαριασμό Gmail για να αποθηκεύσετε όλα τα τρέχοντα μηνύματά σας. Δεν υπάρχει περιορισμός στον αριθμό των δωρεάν λογαριασμών Google που μπορείτε να κατέχετε, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να ρυθμίσετε έναν ως αποκλειστικό λογαριασμό αρχειοθέτησης και στη συνέχεια να μεταφέρετε όλα τα παλιά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν.
Η μεταφορά των μηνυμάτων σας στο Gmail είναι επίσης μια εξαιρετική στρατηγική εάν διαθέτετε σχολικό ή επαγγελματικό λογαριασμό Gmail στον οποίο δεν θα μπορείτε να έχετε μόνιμα πρόσβαση. Τα περισσότερα πανεπιστήμια και επιχειρήσεις θα απενεργοποιήσουν τον λογαριασμό σας όταν δεν είστε πλέον φοιτητής ή υπάλληλος, επομένως εάν θέλετε να δείτε τα παλιά μηνύματα και τα αρχεία σας, θα πρέπει να τα μεταφέρετε σε έναν προσωπικό λογαριασμό προτού χάσετε την πρόσβαση.
Η ολοκλήρωση της όλης διαδικασίας μεταφοράς των μηνυμάτων σας στο Gmail σε νέο λογαριασμό δεν απαιτεί πολύ μακρύ, αλλά θα εξαρτηθεί από το πόσα μηνύματα έχετε. Θα σας καθοδηγήσουμε στην απλή διαδικασία μεταφοράς των email σας από τον παλιό σας λογαριασμό σε έναν νέο (συμπεριλαμβανομένου του σημαντικού βήματος της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας όλων πρώτα).
Για περισσότερα σχετικά με το Gmail, μάθετε για τις νέες του περιλήψεις AI ή πώς να χρησιμοποιείτε τις αντιδράσεις emoji.
Πόσα δεδομένα μπορείτε να αποθηκεύσετε στο Gmail;
Τα 15 gigabyte δωρεάν αποθηκευτικού χώρου μπορεί να ακούγονται πολλά όταν δημιουργείτε έναν λογαριασμό Gmail, αλλά γεμίζει γρήγορα. Για αρχή, τα 15 GB δεν χρησιμοποιούνται μόνο για email: Περιλαμβάνει επίσης τα αρχεία που έχετε αποθηκεύσει στο Google Drive και τις Φωτογραφίες Google.
Εάν στέλνετε ή λαμβάνετε συχνά μηνύματα που περιέχουν μεγάλα αρχεία, όπως βίντεο, ή αν βρίσκεστε να ανεβάζετε πολλές φωτογραφίες και βίντεο στις Φωτογραφίες Google σας, τότε δεν θα αργήσει να δείτε το μήνυμα “Ο αποθηκευτικός χώρος του λογαριασμού είναι πλήρης “ειδοποίηση. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα μπορείτε πλέον να στέλνετε ή να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν τον λογαριασμό, επομένως θα θέλετε να κάνετε κάτι το συντομότερο δυνατό.
Η πιο γρήγορη λύση είναι η αναβάθμιση σε λογαριασμό Google One. Ακόμα κι αν επιλέξετε το λιγότερο ακριβό πρόγραμμα — 100 GB για 20 $ ετησίως — θα καταλήξετε να πληρώσετε χρήματα για να αποθηκεύσετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να μην χρειάζεστε πια.
Εάν δεν θέλετε να αγοράσετε περισσότερο χώρο αποθήκευσης, μπορείτε πάντα να διαγράψετε τα παλιά σας email. Μπορείτε να πάρετε πίσω έναν εκπληκτικό χώρο αποθήκευσης τοποθετώντας μεγάλα αρχεία στον κάδο απορριμμάτων. Το Gmail σας διευκολύνει να αναγνωρίζετε και να διαγράφετε αρχεία κατά μέγεθος. Ακόμα κι έτσι, αυτή η επιλογή μπορεί να φαίνεται κουραστική. ίσως δεν θέλετε να ξοδεύετε ώρες κοιτάζοντας αλληλογραφία πριν από μια δεκαετία ή περισσότερο, αποφασίζοντας ποιες αναμνήσεις να κρατήσετε και ποιες να απαλλαγείτε για πάντα.
Υπάρχει πάντα η επιλογή λήψης μεγάλων αρχείων στην επιφάνεια εργασίας σας προτού τα διαγράψετε από τον λογαριασμό σας Google, αλλά κάποια στιγμή, πιθανότατα θα αντιμετωπίσετε το ίδιο πρόβλημα με τα τοπικά σας αρχεία και θα πρέπει να διαχειριστείτε τον αποθηκευτικό χώρο στη συσκευή σας.
Αυτό μας οδηγεί στην “πυρηνική επιλογή” μας: Μεταφορά όλων των email σας σε έναν νέο λογαριασμό Gmail.
Πώς να μεταφέρετε τα μηνύματά σας στο Gmail σε νέο λογαριασμό email
Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία μεταφοράς του Gmail, συνιστούμε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κατεβάζοντας τα email σας είτε στον υπολογιστή σας είτε σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο. Μπορείτε να διαγράψετε το αντίγραφο ασφαλείας αφού ολοκληρώσετε τη μεταφορά των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον νέο σας λογαριασμό, αν θέλετε, αλλά είναι πάντα καλή ιδέα να έχετε ένα επιπλέον αντίγραφο αποθηκευμένο τοπικά.
Για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων σας στο Gmail, μεταβείτε στο Google Takeout. Χρησιμοποιώντας τον δοκιμαστικό μας λογαριασμό Gmail που περιείχε περίπου 75.000 μηνύματα, λάβαμε μια λήψη από την Αρχειοθέτηση Google σε περίπου 2 ώρες.
Αφού αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο των email σας, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τη μεταφορά τους. Εδώ είναι τα βήματα που πρέπει να κάνετε:
1. Ξεκινήστε κάνοντας σύνδεση στον αρχικό λογαριασμό σας στο Gmail, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο “γρανάζι” επάνω δεξιά και κάνοντας κλικ Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.
2. Επιλέξτε το Προώθηση POP/IMAP καρτέλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Ενεργοποίηση POP για όλα τα μηνύματα (POP σημαίνει Πρωτόκολλο Ταχυδρομείου).
3. Θα έχετε πολλές επιλογές κάτω από Όταν γίνεται πρόσβαση στα μηνύματα με POP. Για να διαγράψετε αυτόματα τα email από τον αρχικό λογαριασμό σας μετά τη μεταφορά, επιλέξτε διαγράψτε το αντίγραφο του Gmail.
4. Επιλέγω Αποθήκευση αλλαγών.
Τώρα ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε τον νέο σας λογαριασμό και να μεταφέρετε όλα τα μηνύματά σας εκεί:
Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, δημιουργήστε το δικό σας ολοκαίνουργιος λογαριασμός Gmail με μηδενικό εισερχόμενο — Θα ονομάσουμε αυτόν τον λογαριασμό αρχείου σας.
1. Συνδεθείτε στον νέο σας λογαριασμό αρχειοθέτησης, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στο επάνω μέρος και επιλέξτε Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.
2. Επιλέξτε το Λογαριασμοί και Εισαγωγή καρτέλα στο επάνω μέρος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη λογαριασμού αλληλογραφίας δίπλα στο Ελέγξτε την αλληλογραφία από άλλους λογαριασμούς.
3. Στο αναδυόμενο παράθυρο, εισαγάγετε το όνομα του αρχικού σας λογαριασμού Gmail. Επιλέγω Επόμενος.
4. Επιλέγω Εισαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον άλλο λογαριασμό μου (POP3)καιεπιλέγω Επόμενος πάλι.
5. Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης του αρχικού σας λογαριασμού Gmail. Μπορεί επίσης να σας ζητηθεί να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής Google (δείτε τη σημείωση παρακάτω).
6. Επιλέγω 995 κάτω από Λιμάνι.
7. Επιλέξτε αυτά τα 3 πλαίσια: Να χρησιμοποιείτε πάντα ασφαλή σύνδεση (SSL) κατά την ανάκτηση αλληλογραφίας, Επισημάνετε τα εισερχόμενα μηνύματα, Αρχειοθέτηση εισερχόμενων μηνυμάτων (Παράλειψη των Εισερχομένων)
8. Επιλέγω Προσθήκη λογαριασμού.
Πιθανότατα θα χρειαστεί να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής Google για να μεταφέρετε μηνύματα Gmail
Δοκιμάσαμε αυτή τη διαδικασία μεταφοράς μηνυμάτων Gmail δύο φορές και τις δύο φορές ο τυπικός κωδικός πρόσβασης για τους λογαριασμούς Gmail δεν λειτούργησε. Μετά από λίγη έρευνα, αποφασίσαμε ότι θα χρειαστεί να δημιουργήσουμε έναν προσωρινό “κωδικό πρόσβασης εφαρμογής” για να συγχρονίσουμε τους λογαριασμούς.
Οι κωδικοί πρόσβασης εφαρμογών Google είναι 16-ψήφιοι κωδικοί πρόσβασης που δημιουργήθηκαν για “λιγότερο ασφαλείς” εφαρμογές ή συσκευές για πρόσβαση στον Λογαριασμό σας Google. Λειτουργούν ακριβώς όπως ο κωδικός πρόσβασής σας στο Google.
Εάν ο κανονικός κωδικός πρόσβασης Google δεν λειτουργεί για το συγχρονισμό λογαριασμών Gmail, επισκεφτείτε το https://myaccount.google.com/apppasswords για να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής. Απλώς δημιουργήστε ένα όνομα για τον κωδικό πρόσβασης — χρησιμοποιήσαμε “Μαζική μεταφορά email” — και μετά πατήστε το κουμπί Δημιουργία. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο με τον νέο 16ψήφιο κωδικό πρόσβασής σας.
Αφού δημιουργήσετε τον κωδικό πρόσβασης της εφαρμογής, επιστρέψτε στο βήμα 6 των παραπάνω οδηγιών και χρησιμοποιήστε αυτόν τον νέο κωδικό πρόσβασης εφαρμογής αντί για τον συνήθη κωδικό πρόσβασής σας.
Σπουδαίος: Η Google θα εμφανίσει τον κωδικό πρόσβασης της εφαρμογής σας μόνο μία φορά. Αφού το δημιουργήσετε, δεν μπορείτε να ζητήσετε να το δείτε ξανά, επομένως φροντίστε να το γράψετε ή να το καταγράψετε με άλλο τρόπο αφού δημιουργηθεί.
Το Κέντρο βοήθειας της Google αναφέρει ότι “οι κωδικοί πρόσβασης εφαρμογών δεν συνιστώνται και είναι περιττοί στις περισσότερες περιπτώσεις.” Επομένως, μόλις ολοκληρώσετε τη μεταφορά των μηνυμάτων σας στο Gmail, συνιστούμε να διαγράψετε τον κωδικό πρόσβασης της εφαρμογής σας.
Τι συμβαίνει μετά τον συγχρονισμό των λογαριασμών μου στο Gmail;
Μόλις συνδέσετε επιτυχώς τον νέο σας λογαριασμό αρχειοθέτησης Gmail με τον αρχικό σας λογαριασμό, τα email σας θα πρέπει να αρχίσουν να μεταφέρονται αυτόματα. Η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει αρκετές ώρες ή ημέρες, ανάλογα με τον αριθμό των email που έχετε.
Στον δοκιμαστικό μας λογαριασμό με περίπου 75.000 μηνύματα, διαπιστώσαμε ότι το Gmail χρειάστηκε περίπου 2 ολόκληρες ημέρες για να τα μεταφέρει όλα από τον αρχικό λογαριασμό στον νέο αρχειοθετημένο λογαριασμό αλληλογραφίας.
Σπουδαίος: Αφού μεταφέρετε τα μηνύματά σας στο Gmail στον αρχειοθετημένο λογαριασμό αλληλογραφίας σας, ο αρχικός σας λογαριασμός Gmail θα τοποθετήσει όλα αυτά τα μηνύματα στον φάκελο Κάδος απορριμμάτων, τον οποίο θα πρέπει να αδειάσετε με μη αυτόματο τρόπο. Η εκκαθάριση αυτών των 75.000 μηνυμάτων από τον Κάδο απορριμμάτων χρειάστηκε περίπου μία ώρα.
Πριν από τη μεταφορά μηνυμάτων Gmail, ο δοκιμαστικός λογαριασμός μας χρησιμοποιούσε λίγο περισσότερα από 12 GB, ή το 80% των δωρεάν 15 GB της Google. Μετά τη μεταφορά, ο λογαριασμός χρησιμοποιούσε μόνο 0,66 GB, εκ των οποίων τα 0,06 GB ήταν από το Gmail.
Ποια μηνύματα Gmail δεν θα μεταφερθούν;
Διαπιστώσαμε ότι το Gmail μετέφερε όλα τα μηνύματά μας εκτός από δύο κατηγορίες — Πρόχειρα και Ανεπιθύμητα.
Θα χρειαστεί να αποφασίσετε τι να κάνετε με τα Πρόχειρά σας. Τα ανεπιθύμητα μηνύματα διαγράφονται αυτόματα κάθε 30 ημέρες, επομένως μπορείτε να επιτρέψετε στο Gmail να το χειριστεί ή να μεταβείτε μόνοι σας στον φάκελο Ανεπιθύμητα μετά τη μεταφορά της αλληλογραφίας σας και να διαγράψετε ή να προωθήσετε αυτά τα μηνύματα.
Μόλις εισαχθούν όλα τα email σας στον νέο σας λογαριασμό, απολαύστε την εμπειρία του inbox zero. Δώσατε νέα πνοή στον αρχικό λογαριασμό σας.
Σε αυτό το σημείο, υπάρχουν δύο τελευταία βήματα: θα θέλετε να διακόψετε τη διαδικασία αυτόματης μεταφοράς, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε τον αρχικό λογαριασμό σας και θα θέλετε να διαγράψετε αυτόν τον κωδικό πρόσβασης εφαρμογής, εάν έπρεπε να δημιουργήσετε έναν.
1. Συνδεθείτε στον νέο σας λογαριασμό, μεταβείτε στον λογαριασμό σας Ρυθμίσεις και επιλέξτε Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.
2. Επιλέξτε το Λογαριασμοί και Εισαγωγή καρτέλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε διαγράφω για τον αρχικό λογαριασμό σας (κάτω από Ελέγξτε την αλληλογραφία από άλλους λογαριασμούς.)
3. Όταν σας ζητηθεί να Επιβεβαιώστε τη διαγραφή λογαριασμού αλληλογραφίαςεπιλέξτε ΕΝΤΑΞΕΙ.
Εάν έπρεπε να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής Google και θέλετε να τον διαγράψετε τώρα, επιστρέψτε στο https://myaccount.google.com/apppasswords και κάντε κλικ στο εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων δίπλα στον κωδικό πρόσβασης που δημιουργήσατε.
Συγχαρητήρια, τελειώσατε.
Μια σημαντική τελευταία σημείωση: η Google θα διαγράψει λογαριασμούς που είναι ανενεργοί για περισσότερα από δύο χρόνια. Φροντίστε λοιπόν να μην αγνοήσετε εντελώς όλα τα παλιά σας email μετά τη μεταφορά τους. Εάν δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιείτε τακτικά τον λογαριασμό αρχειοθέτησής σας για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να διατηρήσετε τον λογαριασμό ενεργό συνδέοντας τουλάχιστον μία φορά κάθε δύο χρόνια.
